Module de caisse certifié NF525 pour Institut, Spa et Thalasso : encaissez sans jamais rompre la parenthèse

L’encaissement est le dernier geste d’un soin. Faites-en une formalité fluide, pas le moment où la détente cède la place à un logiciel poussif.

Le passage en caisse est un moment de vérité. Si le total se tape à la main, si la TVA se calcule de tête, si le ticket se cherche dans un tiroir, la sérénité du soin s’efface en quelques secondes. Le module de caisse de Simply Spa efface au contraire ce dernier obstacle.

La réservation est déjà là, le prix aussi, le client aussi : vous ne saisissez rien, vous validez. L’encaissement redevient ce qu’il devrait toujours être, un point final discret plutôt qu’une corvée administrative.

Transformez une réservation en ticket, sans rien re-saisir

Ne repartez jamais d’une feuille blanche. Depuis la fiche d’une réservation, encaissez le montant dû en un clic : le soin, la variante, le prix et le client sont déjà renseignés. Simply Spa émet le justificatif et le rattache à la réservation. Fini le double travail entre l’agenda et la caisse, finis les écarts entre ce qui est réservé et ce qui est payé.

Une bougie, un gommage en supplément, un extra glissé en fin de visite : encaissez ce complément sur un ticket séparé, sans jamais toucher au premier. Une même réservation porte ainsi plusieurs justificatifs, la prestation principale et les extras du comptoir, tout en restant reliée au même client et à la même visite. La traçabilité reste limpide, ligne par ligne, sans jamais dénaturer l’encaissement d’origine.

Acceptez tous les règlements, y compris les paiements mixtes

Espèces, carte bancaire, virement, chèque, bon cadeau : chaque mode est une grande tuile qu’on touche du doigt, comme sur une caisse enregistreuse. Encaissez aussi en paiement mixte, une partie en bon cadeau et le reste en carte sur un même ticket. La personne au comptoir n’a jamais à réfléchir, et chaque encaissement se ventile de lui-même par moyen de paiement pour une clôture claire.

Le module de caisse prolonge la réservation de soins et l’agenda : ce que vous planifiez, vous l’encaissez. Il se marie au module de vente d’extras pour facturer les compléments au comptoir, à la gestion de la TVA pour ventiler chaque taux, aux cartes cadeaux qui deviennent un moyen de règlement à part entière. Comme toutes les briques de Simply Spa, il s’active à la demande, sans bousculer le reste de votre organisation.

Envoyez le ticket au client, oubliez l’imprimante

Le justificatif est disponible en PDF dès l’encaissement. Envoyez-le par e-mail en un geste, ou gardez-le pour vous : pas d’imprimante qui coince, pas de souche perdue. Parce que la facturation s’appuie sur un service certifié, chaque reçu, chaque facture et chaque avoir reste conforme, numéroté, retrouvable. Vos documents ne dorment plus dans un tiroir, ils vivent dans le logiciel, à portée de recherche. Notre module caisse est certifié NF525, ce qui est aujourd'hui une obligation légale.

Clôturez votre caisse sans calculette

Rangez la calculatrice. En fin de journée comme en fin de mois, Simply Spa récapitule ce qui est passé en caisse : le total, la ventilation par taux de TVA, le détail HT et TTC. Consultez le Z du jour, suivez le mois sur une vue dédiée, exportez la clôture ou le détail des ventes en un clic pour votre comptable. Vos justificatifs (reçus, factures, avoirs, devis) sont réunis dans un onglet Documents, prêts à relire ou à transmettre.

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Testez vous-même Simply Spa pour voir comment il fonctionne ! Pas besoin de carte bleue, ni de renseigner ses informations personnelles 🙂

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Vos questions sur le module caisse

Faut-il ressaisir le prix et le client au moment d’encaisser ?

Non, et c’est tout l’intérêt. Quand vous encaissez depuis une réservation, Simply Spa reprend automatiquement le soin, la variante, le montant dû et l’identité du client tels qu’ils ont été enregistrés à la prise de rendez-vous. Vous ne retapez rien : vous choisissez le moyen de paiement, vous validez, le ticket est émis et rattaché à la réservation. Cette continuité écarte les erreurs de montant et les écarts entre l’agenda et la caisse. Si un extra s’ajoute sur place, vous l’encaissez sur un ticket complémentaire depuis la même fiche, toujours sans repartir de zéro. La caisse travaille à partir de ce que le logiciel sait déjà, plutôt que de vous demander de tout redire une seconde fois au comptoir.

Quels moyens de paiement puis-je accepter ?

Simply Spa gère les règlements en espèces, en carte bancaire, par virement, par chèque et par bon cadeau, chacun présenté sous forme de grande tuile façon caisse enregistreuse. Vous pouvez aussi enregistrer vos propres modes de paiement. Il est aussi possible d'encaisser en paiement mixte : une partie en bon cadeau et le reste en carte, par exemple, réparti sur un seul et même ticket, à condition que la somme des parts corresponde exactement au solde. L’objectif est que la personne qui encaisse n’ait jamais à réfléchir : elle touche le bon mode, saisit éventuellement la répartition, et valide. Vous pouvez aussi choisir, au moment d’encaisser, d’émettre une facture avec TVA plutôt qu’un simple reçu. Vous gardez ainsi une caisse propre, chaque encaissement étant correctement ventilé par moyen de paiement pour votre suivi et votre clôture.

Comment se passe la clôture de caisse ?

La clôture est calculée pour vous. À la fin d’une journée, Simply Spa récapitule l’ensemble des encaissements avec le total, le détail HT et TTC, et la ventilation par taux de TVA. Une vue mensuelle vous permet de suivre l’activité sur la durée et d’exporter la clôture du mois ou le détail des ventes au format tableur, prêt à transmettre à votre comptable. Vos justificatifs (reçus, factures, avoirs et devis) sont regroupés dans un onglet Documents où vous les relisez ou les renvoyez. Vous n’avez plus à additionner à la main ni à reconstituer votre journée : le logiciel tient le compte au fil de l’eau, et vous consultez une clôture déjà juste au moment où vous en avez besoin.

Mes tickets et factures sont-ils conformes ?

Oui. La facturation de Simply Spa s’appuie sur un service de facturation certifié : chaque reçu, facture ou avoir est émis dans les règles, numéroté, daté et conservé. Le logiciel ne bricole pas ses propres documents dans son coin ; il conserve la référence des pièces certifiées et vous les rend disponibles en PDF, consultables et envoyables par e-mail au client. Ce que vous remettez à vos clients et ce que vous transmettez à votre comptable reste ainsi cohérent et opposable. En pratique, vous encaissez, le justificatif conforme est généré, et vous le retrouvez à tout moment depuis la réservation ou depuis l’onglet Documents, sans manipulation technique de votre part.